Claves OAP - Clave 3 - PRESERVACIÓN Y ACCESO AL PATRIMONIO EN BIBLIOTECAS Y ARCHIVOS
Clave 3 - PRESERVACIÓN Y ACCESO AL PATRIMONIO EN BIBLIOTECAS Y ARCHIVOS
Texto de Caroline Checkley-Scott (2)* para su Conferencia al personal de la Biblioteca Argentina, en Rosario, el 24 de Abril de 2001. Traducción y comentarios de Susana Meden.
EL CONFLICTO ENTRE PRESERVACIÓN y ACCESO
Existe un eventual conflicto entre la intención de dar acceso a las colecciones y la de preservarlas para su uso futuro, sobre todo si se tiene en cuenta que hay ciertos tipos de acceso que anulan e impiden el uso futuro y que hay métodos de preservación que impiden el acceso inmediato.
En base a la investigación de Helen Lindsay y Nancy Bell (3)* Calificaciones en el Cuidado de Colecciones en Bibliotecas (Congreso Caring for Collections Inglaterra, Noviembre de 2000), podemos definir las mejores prácticas para el cuidado de las colecciones y puntualizar algunos aspectos prácticos del acceso en un marco preservacionista.
Qué es la preservación y qué es una política de preservación?
Preservación, en lo que se refiere a material de biblioteca y archivo, puede definirse como todas las consideraciones gerenciales y financieras sobre almacenamiento, personal, políticas, técnicas y métodos, involucradas en preservar el material de biblioteca y archivo y la información que éste contiene.
El diccionario de inglés Oxford define sintéticamente preservación como el arte de mantener a salvo o mantener vivo o mantener y retener, y define política simplemente como un plan general o curso de acción.
Sobre esa base, política de preservación puede describirse sencillamente como un plan de acción para el mantenimiento a salvo.
Un plan de acción, orientaría cuestiones como: qué necesita ser preservado, por qué, para qué y por cuánto tiempo.
Una estrategia, da respuesta a cómo se haría y en qué orden.
Aquí hablaremos de estrategia aplicada al acceso, sin considerar todos los otros factores que influyen en la política de preservación, tales como adquisición, retención, almacenamiento, uso y seguridad.
El acceso a las colecciones.
Cuando en una biblioteca o archivo se formula la política de preservación, se debe tener en cuenta el tipo de acceso que se espera brindar, ya que esto aporta algunas variables que definirán las necesidades de preservación de la colección.
El acceso puede tomar muchas formas.
Hoy el acceso a la información sobre qué tiene una biblioteca o archivo, puede hacerse on-line a través de buenos catálogos y mayores redes de archivos y bibliotecas. Esta facilidad de acceso incrementará el uso de libros y documentos. Por lo tanto, también se incrementará su necesidad de tratamiento de conservación, de mejor protección y de buenos depósitos.
Como contrapartida, es preciso señalar que los catálogos pueden ayudar a un lector a definir sus necesidades, evitando que seleccione material incorrecto y contribuyendo así a prevenir el exceso de manipulación.
Los catálogos pueden también indicar al lector la existencia de copias del material que va a consultar. Promover entre los lectores el uso de copias, puede salvaguardar los originales.
MEJORES PRÁCTICAS DE PRESERVACIÓN, MAYORES POSIBILIDADES DE ACCESO
Cotejaremos lo expuesto con el conjunto de standards para el cuidado de las colecciones, o calificaciones propuestas por Nancy Bell y Helen Lindsay e
Intentaremos luego aplicarlas a un aspecto concreto, relacionado con el acceso al material: en este caso, la manipulación de material bibliográfico y documental.
Calificaciones en el Cuidado de las Colecciones
¿Qué son las Calificaciones en el Cuidado de las Colecciones?. En principio vamos a definir calificaciones y cuidado de colecciones.
calificaciones: o niveles de aprobación, puede definirse como un nivel de desempeño establecido por consenso o como puntaje recomendable a alcanzar. La calificación puede usarse para establecer como buenas prácticas a un conjunto de procedimientos, o puede definirse en niveles: básico, mejor y óptimo.
Cuidado de colecciones: un vasto concepto que abarca un rango de actividades que tienen impacto en la preservación de una colección. En el contexto de una biblioteca, archivo o museo esto incluye la política institucional en lo referente a la protección y cuidado de las colecciones, edificio, seguridad, almacenamiento, entrenamiento, limpieza, preservación, monitoreo y control ambiental, exhibiciones y préstamos, conservación, provisión de copias y planificación de desastres.
La investigación Calificaciones en el Cuidado de las Colecciones se establece como una ayuda para que las bibliotecas y archivos puedan evaluar el nivel de cuidado que están dando a sus colecciones. Antes no había manera de registrar esto.
Se establecieron tres niveles que -se pensó- reflejan el pensamiento y la práctica profesional vigente. La idea de tener tres niveles es para generar conciencia sobre jerarquías en asuntos de cuidado de colecciones y para indicar el standard más alto. Los niveles son:
-Práctica básica un standard mínimo que todas las bibliotecas y archivos deberían poder lograr.
-Buena práctica una práctica posible, y superadora de la instancia básica.
-Práctica óptima es lo que todos deberíamos tratar de lograr en el largo plazo, es el standard más alto que una biblioteca o archivo puede alcanzar.
Las calificaciones están diseñadas para posibilitar el progreso continuo desde el nivel más bajo hacia el más alto, incluyendo en cada nivel superior los logros del anterior.
Dado que es mensurable, las mejorías son más visibles y, de algún modo, más fáciles de reportar.
Como un ejemplo de la aplicación de las calificaciones, tomaremos aquí el tema MANIPULACIÓN DE MATERIAL DE BIBLIOTECA
Se elige este tema, porque la manipulación cuidadosa del material de biblioteca es un elemento clave en el cuidado de las colecciones. Si, por ejemplo, un libro es sacado incorrectamente de la estantería, se daña.
Cualquier tipo de manipulación puede causar daño a los objetos, pero su mala manipulación los conducirá rápidamente a su inutilidad.
MANIPULACIÓN DE MATERIAL DE BIBLIOTECA
Se enumeran aquí las condiciones a alcanzar para calificar en cada uno de los tres niveles posibles.
Práctica Básica (requerimiento mínimo aceptable)
-instrucciones para la correcta manipulación y transporte del material, puestas a disposición de todo el personal.
-todo el personal nuevo recibe instrucciones para la correcta manipulación y transporte del material.
-el personal que trabaja en los depósitos ha recibido entrenamiento para la correcta manipulación y transporte del material de biblioteca, al menos una vez en los últimos cinco años.
-el personal se asegura que todo material que sale del edificio, está envuelto y protegido físicamente
Buena Práctica (nivel medio de requerimiento)
-todo el personal ha recibido entrenamiento para la correcta manipulación y transporte del material de biblioteca, al menos una vez en los últimos cinco años.
-el personal usa envoltorios protectores, tales como sobres o cajas, cuando mueve material de biblioteca dentro del edificio.
-el personal que se ocupa de manipular o transportar material de gran formato o materiales especiales, tales como pinturas enmarcadas o material fotográfico, ha recibido entrenamiento
-se hace circular información sobre el daño causado al material de biblioteca por el uso de productos comerciales modernos, tales como cintas adhesivas, banditas de goma y anotadores autoadhesivos del tipo post-it
Práctica Óptima
-el personal recibe regularmente entrenamiento para la correcta manipulación y transporte del material de biblioteca.
-se consulta a especialistas cuando se deben mover elementos grandes o inusuales
Recordemos que la manipulación de los libros es sólo uno de los elementos a considerar para el cuidado de la colección. Otros aspectos importantes de la política institucional en relación a la protección y cuidado de las colecciones son: edificio, seguridad, almacenamiento, entrenamiento, limpieza, preservación, monitoreo y control ambiental, exhibiciones y préstamos, conservación, provisión de copias y preparación para desastres.
Cada uno de estos aspectos deberá ser considerado y medido en niveles de alcance básico, medio u óptimo. Cada institución debe decidir (4)* en cuál de los tres niveles funcionará.
Luego (5)* veremos ejemplos sobre cómo llevar adelante la decisión que se tome.
Se ha dicho que mucho del daño que sufren los libros y el material de archivo, es causado por su mala manipulación. Es importante enfatizar la importancia de la correcta manipulación en bibliotecas y archivos, estimular la aplicación de estos métodos e instruir a los usuarios en el manejo y cuidado de manuscritos, documentos, impresos y libros.
Es importante que los lectores entiendan que ellos también tienen responsabilidad en el cuidado de la colección que usan.
El daño causado por la mala manipulación es acumulativo y no siempre es obvio para el lector.
Por esa razón, el cuidado de colecciones debería ser un elemento medular en la política de preservación de toda biblioteca y archivo
El cuidado en la manipulación reducirá la necesidad de costosos trabajos de conservación.
El propósito sería ir instalando una cultura generalizada del buen manejo, transmitiéndola a todos los usuarios.
Pensemos en el público ¿por qué el público manipularía bien los libros, si ve que el personal no lo hace?.
(1)* información sobre estos Centros en www.patrimoniohistorico.org.ar
(2)* Caroline Checkley-Scott es conservadora especializada en encuadernaciones antiguas, orientales y occidentales. Trabajó durante diez años en The British Library. Desde 1998 viaja regularmente a Sudamérica para participar en los programas de la Fundación Patrimonio Histórico.
(3)* Ambas son Conservadoras.
Helen Lindsay es especialista en material de bibliotecas y archivos. Trabaja en el London Metropolitan Archives.
Nancy Bell trabaja en el Oxford Conservation Consortium desde 1991 y es la actual bibliotecaria en el Instituto de Conservación del Papel (IPC) en Londres.
(4)*N del T: Cada institución debe tomar esta decisión en base a sus posibilidades y no a sus expectativas o aspiraciones. Es recomendable mantener un mismo nivel para todos los aspectos del cuidado de colecciones, para no privilegiar algunos y desatender otros.
(5)* Esta información será publicada en la Clave 4
Texto de Caroline Checkley-Scott (2)* para su Conferencia al personal de la Biblioteca Argentina, en Rosario, el 24 de Abril de 2001. Traducción y comentarios de Susana Meden.
EL CONFLICTO ENTRE PRESERVACIÓN y ACCESO
Existe un eventual conflicto entre la intención de dar acceso a las colecciones y la de preservarlas para su uso futuro, sobre todo si se tiene en cuenta que hay ciertos tipos de acceso que anulan e impiden el uso futuro y que hay métodos de preservación que impiden el acceso inmediato.
En base a la investigación de Helen Lindsay y Nancy Bell (3)* Calificaciones en el Cuidado de Colecciones en Bibliotecas (Congreso Caring for Collections Inglaterra, Noviembre de 2000), podemos definir las mejores prácticas para el cuidado de las colecciones y puntualizar algunos aspectos prácticos del acceso en un marco preservacionista.
Qué es la preservación y qué es una política de preservación?
Preservación, en lo que se refiere a material de biblioteca y archivo, puede definirse como todas las consideraciones gerenciales y financieras sobre almacenamiento, personal, políticas, técnicas y métodos, involucradas en preservar el material de biblioteca y archivo y la información que éste contiene.
El diccionario de inglés Oxford define sintéticamente preservación como el arte de mantener a salvo o mantener vivo o mantener y retener, y define política simplemente como un plan general o curso de acción.
Sobre esa base, política de preservación puede describirse sencillamente como un plan de acción para el mantenimiento a salvo.
Un plan de acción, orientaría cuestiones como: qué necesita ser preservado, por qué, para qué y por cuánto tiempo.
Una estrategia, da respuesta a cómo se haría y en qué orden.
Aquí hablaremos de estrategia aplicada al acceso, sin considerar todos los otros factores que influyen en la política de preservación, tales como adquisición, retención, almacenamiento, uso y seguridad.
El acceso a las colecciones.
Cuando en una biblioteca o archivo se formula la política de preservación, se debe tener en cuenta el tipo de acceso que se espera brindar, ya que esto aporta algunas variables que definirán las necesidades de preservación de la colección.
El acceso puede tomar muchas formas.
Hoy el acceso a la información sobre qué tiene una biblioteca o archivo, puede hacerse on-line a través de buenos catálogos y mayores redes de archivos y bibliotecas. Esta facilidad de acceso incrementará el uso de libros y documentos. Por lo tanto, también se incrementará su necesidad de tratamiento de conservación, de mejor protección y de buenos depósitos.
Como contrapartida, es preciso señalar que los catálogos pueden ayudar a un lector a definir sus necesidades, evitando que seleccione material incorrecto y contribuyendo así a prevenir el exceso de manipulación.
Los catálogos pueden también indicar al lector la existencia de copias del material que va a consultar. Promover entre los lectores el uso de copias, puede salvaguardar los originales.
MEJORES PRÁCTICAS DE PRESERVACIÓN, MAYORES POSIBILIDADES DE ACCESO
Cotejaremos lo expuesto con el conjunto de standards para el cuidado de las colecciones, o calificaciones propuestas por Nancy Bell y Helen Lindsay e
Intentaremos luego aplicarlas a un aspecto concreto, relacionado con el acceso al material: en este caso, la manipulación de material bibliográfico y documental.
Calificaciones en el Cuidado de las Colecciones
¿Qué son las Calificaciones en el Cuidado de las Colecciones?. En principio vamos a definir calificaciones y cuidado de colecciones.
calificaciones: o niveles de aprobación, puede definirse como un nivel de desempeño establecido por consenso o como puntaje recomendable a alcanzar. La calificación puede usarse para establecer como buenas prácticas a un conjunto de procedimientos, o puede definirse en niveles: básico, mejor y óptimo.
Cuidado de colecciones: un vasto concepto que abarca un rango de actividades que tienen impacto en la preservación de una colección. En el contexto de una biblioteca, archivo o museo esto incluye la política institucional en lo referente a la protección y cuidado de las colecciones, edificio, seguridad, almacenamiento, entrenamiento, limpieza, preservación, monitoreo y control ambiental, exhibiciones y préstamos, conservación, provisión de copias y planificación de desastres.
La investigación Calificaciones en el Cuidado de las Colecciones se establece como una ayuda para que las bibliotecas y archivos puedan evaluar el nivel de cuidado que están dando a sus colecciones. Antes no había manera de registrar esto.
Se establecieron tres niveles que -se pensó- reflejan el pensamiento y la práctica profesional vigente. La idea de tener tres niveles es para generar conciencia sobre jerarquías en asuntos de cuidado de colecciones y para indicar el standard más alto. Los niveles son:
-Práctica básica un standard mínimo que todas las bibliotecas y archivos deberían poder lograr.
-Buena práctica una práctica posible, y superadora de la instancia básica.
-Práctica óptima es lo que todos deberíamos tratar de lograr en el largo plazo, es el standard más alto que una biblioteca o archivo puede alcanzar.
Las calificaciones están diseñadas para posibilitar el progreso continuo desde el nivel más bajo hacia el más alto, incluyendo en cada nivel superior los logros del anterior.
Dado que es mensurable, las mejorías son más visibles y, de algún modo, más fáciles de reportar.
Como un ejemplo de la aplicación de las calificaciones, tomaremos aquí el tema MANIPULACIÓN DE MATERIAL DE BIBLIOTECA
Se elige este tema, porque la manipulación cuidadosa del material de biblioteca es un elemento clave en el cuidado de las colecciones. Si, por ejemplo, un libro es sacado incorrectamente de la estantería, se daña.
Cualquier tipo de manipulación puede causar daño a los objetos, pero su mala manipulación los conducirá rápidamente a su inutilidad.
MANIPULACIÓN DE MATERIAL DE BIBLIOTECA
Se enumeran aquí las condiciones a alcanzar para calificar en cada uno de los tres niveles posibles.
Práctica Básica (requerimiento mínimo aceptable)
-instrucciones para la correcta manipulación y transporte del material, puestas a disposición de todo el personal.
-todo el personal nuevo recibe instrucciones para la correcta manipulación y transporte del material.
-el personal que trabaja en los depósitos ha recibido entrenamiento para la correcta manipulación y transporte del material de biblioteca, al menos una vez en los últimos cinco años.
-el personal se asegura que todo material que sale del edificio, está envuelto y protegido físicamente
Buena Práctica (nivel medio de requerimiento)
-todo el personal ha recibido entrenamiento para la correcta manipulación y transporte del material de biblioteca, al menos una vez en los últimos cinco años.
-el personal usa envoltorios protectores, tales como sobres o cajas, cuando mueve material de biblioteca dentro del edificio.
-el personal que se ocupa de manipular o transportar material de gran formato o materiales especiales, tales como pinturas enmarcadas o material fotográfico, ha recibido entrenamiento
-se hace circular información sobre el daño causado al material de biblioteca por el uso de productos comerciales modernos, tales como cintas adhesivas, banditas de goma y anotadores autoadhesivos del tipo post-it
Práctica Óptima
-el personal recibe regularmente entrenamiento para la correcta manipulación y transporte del material de biblioteca.
-se consulta a especialistas cuando se deben mover elementos grandes o inusuales
Recordemos que la manipulación de los libros es sólo uno de los elementos a considerar para el cuidado de la colección. Otros aspectos importantes de la política institucional en relación a la protección y cuidado de las colecciones son: edificio, seguridad, almacenamiento, entrenamiento, limpieza, preservación, monitoreo y control ambiental, exhibiciones y préstamos, conservación, provisión de copias y preparación para desastres.
Cada uno de estos aspectos deberá ser considerado y medido en niveles de alcance básico, medio u óptimo. Cada institución debe decidir (4)* en cuál de los tres niveles funcionará.
Luego (5)* veremos ejemplos sobre cómo llevar adelante la decisión que se tome.
Se ha dicho que mucho del daño que sufren los libros y el material de archivo, es causado por su mala manipulación. Es importante enfatizar la importancia de la correcta manipulación en bibliotecas y archivos, estimular la aplicación de estos métodos e instruir a los usuarios en el manejo y cuidado de manuscritos, documentos, impresos y libros.
Es importante que los lectores entiendan que ellos también tienen responsabilidad en el cuidado de la colección que usan.
El daño causado por la mala manipulación es acumulativo y no siempre es obvio para el lector.
Por esa razón, el cuidado de colecciones debería ser un elemento medular en la política de preservación de toda biblioteca y archivo
El cuidado en la manipulación reducirá la necesidad de costosos trabajos de conservación.
El propósito sería ir instalando una cultura generalizada del buen manejo, transmitiéndola a todos los usuarios.
Pensemos en el público ¿por qué el público manipularía bien los libros, si ve que el personal no lo hace?.
(1)* información sobre estos Centros en www.patrimoniohistorico.org.ar
(2)* Caroline Checkley-Scott es conservadora especializada en encuadernaciones antiguas, orientales y occidentales. Trabajó durante diez años en The British Library. Desde 1998 viaja regularmente a Sudamérica para participar en los programas de la Fundación Patrimonio Histórico.
(3)* Ambas son Conservadoras.
Helen Lindsay es especialista en material de bibliotecas y archivos. Trabaja en el London Metropolitan Archives.
Nancy Bell trabaja en el Oxford Conservation Consortium desde 1991 y es la actual bibliotecaria en el Instituto de Conservación del Papel (IPC) en Londres.
(4)*N del T: Cada institución debe tomar esta decisión en base a sus posibilidades y no a sus expectativas o aspiraciones. Es recomendable mantener un mismo nivel para todos los aspectos del cuidado de colecciones, para no privilegiar algunos y desatender otros.
(5)* Esta información será publicada en la Clave 4
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